Generowanie protokołów

W wersji nVision 13.5 została wprowadzona funkcjonalność generatora szablonów protokołów, zastępująca dotychczasowe rozwiązanie, pozwalające na generowanie protokołów przekazania zasobów. Funkcjonalność generowania szablonów pozwala na tworzenie wielu różnych szablonów w zależności od wymogów i potrzeb w danej organizacji.

Szablony protokołów można kopiować, usuwać (nie można usunąć wszystkich szablonów protokołów - w nVision musi istnieć co najmniej 1 szablon protokołu) oraz edytować. Dostęp zarówno do generatora protokołów jak i listy utworzonych szablonów ma każdy Administrator z dostępem do modułu Inventory w nVision.

Aby przejść do zakładki generatora szablonów, należy w głównym oknie konsoli, kliknąć w przycisk Ustawienia zasobów (znajdujący się na głównym pasku narzędzi), a następnie wybrać zakładkę Szablony protokołów.

Konfiguracja protokołu

Ogólne ustawienia dotyczące wszystkich protokołów przekazania zostały opisane w rozdziale ustawienia protokołów.

W zakładce Szablony protokołów, Administrator ma możliwość modyfikacji wielu parametrów. Szablon protokołu składa się z trzech sekcji - Podstawowe informacje, Nazwy osób, Kolumny protokołu.

Podstawowe informacje

•Tytuł protokołu* (jest jednocześnie nazwą szablonu. Tytuł szablonu protokołu musi być unikalny, tzn. w nVision nie mogą powstać dwa szablony protokołów o tej samej nazwie. Na protokole wyświetla się jako wypośrodkowany, pogrubiony napis),

•Numer protokołu* (Dwie dostępne opcje: nadawany ręcznie / automatycznie z sekwencji. Nadawanie ręczne oznacza, że Administrator za każdym razem będzie musiał uzupełniać numer protokołu własnoręcznie. Wykorzystanie opcji autonumerowania wymaga wybrania sekwencji autonumerowania),

•Opis protokołu, (wyświetla się przed tabelą z kolumnami protokołu)

•Uwagi końcowe, (wyświetlają się po tabeli z kolumnami protokołu)

Nazwy osób

•Liczba osób na protokole* (od 1 do 6)

•Nazwy poszczególnych osób* (Będą się wyświetlać w dolnej części wygenerowanego protokołu. W oknie dodawania szablonu protokołu wybiera się jedynie ilość osób oraz ich nazwy, podczas generowania danego protokołu z szablonu konieczne jest także wskazanie konkretnego użytkownika - jego nazwa wyświetli się pod nazwą osoby w protokole.)

* - pola wymagane

Kolumny protokołu

•Kolumny protokołu (Administrator może zdefiniować do 10 kolumn, które zostaną uwzględnione w protokole)

Dodatkowe pola w generatorze szablonów dzielą się na dwa rodzaje: globalne oraz lokalne - zależne od zasobu, np. procesor może wymagać uzupełnienia innych parametrów niż drukarka.

Pola globalne:

•Wartość

•Gwarancja do

•Model

•Typ kodu kreskowego

•Numer inwentarzowy

•Ostatnie mobilne skanowanie

•Ostatni mobilny zapis

•Nazwa

•Numer seryjny

•Lokalizacja

•Osoba odpowiedzialna

•Status

Dodane w oknie dodawania nowego szablonu prokolołu pola są wyświetlane w formie tabeli (nazwa kolumny / typ pola). Dodane pola można usuwać (przycisk Usuń), a także zmieniać ich pozycję na liście (przyciski Przenieś w górę / Przenieś w dół). Istnieje także opcja Dodaj typ zasobu, która dodaje do szablonu protokołu kolumnę o nazwie Typ zasobu.

Po zakończeniu konfiguracji szablonu protokołu, należy go utworzyć klikając w przycisk Ok. Utworzony szablon protokołu wyświetli się na liście wszystkich szablonów.

Domyślnie w nVision znajduje się 6 szablonów protokołów:

•Protokół przekazania zasobów

•Protokół przyjęcia nowego zasobu

•Protokół utylizacji zasobu

•Protokół wydania zasobu

•Protokół wypożyczenia zasobu

•Protokół zwrotu zasobu

Generowanie raportu

Okno generowania protokołu zostanie otworzone po kliknięciu przycisku Generuj protokół widocznego na głównym pasku narzędzi:

Okno to może również zostać otworzone, gdy zostaje zmieniony użytkownik, który odpowiedzialny jest za zasób.

W oknie generowania szablonu protokołu znajduje się kilka pól (różniących się od okna dodawania szablonu protokołu), które Administrator musi wypełnić. Najważniejszym z nich jest Szablon protokołu - po kliknięciu w to pole, wyświetlona zostanie lista wszystkich szablonów protokołów nVision. Administrator powinien wybrać jeden z nich. Z poziomu okna generowania protokołu można utworzyć nowy szablon (klikając w ), a także edytować istniejący (klikając w ).

Oprócz tego konieczne jest wypełnienie pola Data, w którym domyślnie wyświetla się dzisiejsza data, ale Administrator może ją dowolnie zmieniać. W dalszej części formularza znajdują się pola, których nazwy będą się różnić w zależności od wybranego szablonu, należy je uzupełnić wybierając użytkowników, którzy biorą udział np. w przekazaniu zasobu. Ostatnim wymaganym elementem formularza jest dodanie zasobu/zasobów (opcjonalnie opatrzonych komentarzem).

Po skonfigurowaniu wszystkich pól, należy kliknąć w przycisk Generuj. Protokół zostaje wygenerowany i eksportowany w formacie .PDF.

Wszystkie wygenerowane raporty wyświetlają się w zakładce Protokoły, w Ustawieniach zasobów.