Anonimowe zgłoszenie - ograniczony dostęp

W związku z obowiązywaniem dyrektywy (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r. dotyczącej uregulowania stanu prawnego tzw. sygnalistów, najważniejszym obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie ochrony tożsamości sygnalisty, a także zorganizowanie procesu przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń w bezpieczny sposób. Oprogramowanie Axence nVision®, którego jednym z modułów jest HelpDesk, zawiera narzędzia pozwalające spełnić te wymogi.

HelpDesk na bieżąco weryfikuje, czy użytkownik posiada dostęp do konkretnego zgłoszenia anonimowego. Z poziomu zgłoszenia, nadanie dostępu do anonimowego zgłoszenia może nastąpić poprzez konfigurację pól: Zgłaszający, Obsługujący lub Obserwatorzy (lista obserwatorów). Jeżeli dokonywana w zgłoszeniu zmiana wiąże się z nadaniem dostępu użytkownikowi, który do tej pory nie miał dostępu do anonimowego zgłoszenia, to system przed dokonaniem danej akcji poinformuje o tym fakcie za pomocą odpowiedniego ostrzeżenia. Użytkownik dokonujący zmianę może zapoznać się z komunikatem i następnie zadecydować, czy podtrzymuje swoją decyzję, czy może doszło do pomyłki, a wybrany użytkownik nie powinien otrzymać dostępu do anonimowego zgłoszenia.

Aby nadać dostęp do animowego zgłoszenia z poziomu zgłoszenia poprzez ustawienie pola "Zgłaszający", należy:

1. Kliknąć w pole Zgłaszający.

2. Z rozwijanej listy wybrać użytkownika (na górze listy znajduje się wyszukiwarka)

3. W oknie Rozszerzenia widoczności zgłoszenia potwierdzić swój wybór klikając w przycisk Potwierdź. (Upewnij się, że nadajesz dostęp do zgłoszenia właściwemu użytkownikowi)

4. Jeżeli prawidłowo wykonałeś powyższe kroki, to wybrany użytkownik otrzymał dostęp do anonimowego zgłoszenia - w polu Zgłaszający wyświetlą się jego dane.

Aby nadać dostęp do animowego zgłoszenia z poziomu zgłoszenia poprzez ustawienie pola "Zgłaszający", należy:

1. Kliknąć w pole Zgłaszający.

2. Z rozwijanej listy wybrać odpowiedniego Pracownika HelpDesku lub Administratora (na górze listy znajduje się wyszukiwarka)

3. W oknie Rozszerzenia widoczności zgłoszenia potwierdzić swój wybór klikając w przycisk Potwierdź. (Upewnij się, że nadajesz dostęp do zgłoszenia właściwemu obsługującemu zgłoszenie)

4. Jeżeli prawidłowo wykonałeś powyższe kroki, to wybrany Pracownik HelpDesku / Administrator otrzymał dostęp do anonimowego zgłoszenia - w polu Obsługujący wyświetlą się jego dane.

Aby nadać dostęp do animowego zgłoszenia z poziomu zgłoszenia poprzez ustawienie pola "Obserwatorzy", należy:

1. Kliknąć w ikonę .

2. W oknie Wskazywanie obserwatorów zgłoszenia, z rozwijanej listy wybrać odpowiedniego użytkownika/użytkowników (na górze listy znajduje się wyszukiwarka)

3. W oknie Wskazywanie obserwatorów zgłoszenia potwierdzić swój wybór klikając w przycisk Zapisz zmiany. (Upewnij się, że nadajesz dostęp do zgłoszenia właściwemu obsługującemu zgłoszenie). Wybrany użytkownik lub użytkownicy będą wyświetlać się w polu. Jeżeli użytkownik, którego chcesz dodać na listę obserwatorów zgłoszenia anonimowego nie posiada do niego dostępu, to wyświetli się ostrzeżenie.

4. Jeżeli prawidłowo wykonałeś powyższe kroki, to wybrany użytkownik otrzymał dostęp do anonimowego zgłoszenia - w polu Obseratorzy wyświetli się informacja o ilości obserwatorów. Aby sprawdzić listę obserwatorów, należy kliknąć w ikonę .

Uwaga! Dostęp do anonimowego zgłoszenia nie jest nadawany wyłącznie z poziomu zgłoszenia. Kompleksowa ochrona dostępu do anonimowego zgłoszenia wymaga konfiguracji także w innych sekcjach modułu HelpDesk:

Role użytkowników w HelpDesku - ograniczenie dostępu do anonimowego zgłoszenia

W nVision rozróżniamy role użytkownika oraz role w Systemie zgłoszeń (HelpDesk). Role te są ze sobą powiązane, np. tylko użytkownik z rolą Administratora lub Super Administatora może pełnić rolę Administratora w HelpDesku. W zależności od konfiguracji roli użytkownika oraz roli w HelpDesku, możliwość ograniczenia dostępu do anonimowego zgłoszenia może być wyłączona - taka sytuacja występuje w przypadku użytkownika z rolą Super Administratora - którego uprawnień (oprócz kilku wyjątków) w całym systemie nVision nie można ograniczyć.

1.Użytkownik - użytkownik o tej roli może dodawać nowe anonimowe zgłoszenia (o ile funkcja jest włączona). Domyślnie nie posiada dostępu do anonimowego zgłoszenia, które utworzył.

2.Pracownik HelpDesk - użytkownik o tej roli może być dodawać nowe anonimowe zgłoszenia, ponadto może zostać wyznaczony do przetwarzania anonimowych zgłoszeń. W celu nadania lub ograniczenia dostępu do anonimowych zgłoszeń, konieczne jest prawidłowe skonfigurowanie HelpDesku, m.in. sekcji:
- Widoczność zgłoszeń
- Przypisywanie zgłoszeń
- Automatyzacje

3.Administrator - użytkownik o tej roli ma nieograniczony dostęp do wszystkich sekcji HelpDesku. Administratorowi nie można wyłączyć lub ograniczyć dostępu np. do anonimowych zgłoszeń.

Ograniczenie dostępu do anonimowego zgłoszenia - wprowadzenie