Szablony akceptacji zgłoszeń

Szablony akceptacji zgłoszeń pozwalają na utworzenie dowolnej ilości predefiniowanych konfiguracji ścieżki akceptacji zgłoszeń. Utworzenie szablonów umożliwia proste i skuteczne zarządzanie np. najczęściej występującymi i powtarzającymi się typami zgłoszeń w organizacji.

Formularz dodawania szablonu akceptacji składa się z kilku elementów:

1.Nazwa szablonu - wypełnienie tego pola jest obowiązkowe, nazwa szablonu musi być unikalna, tj. w HelpDesku nie mogą istnieć dwa szablony ścieżek akceptacji zgłoszeń o tej samej nazwie

2.Rodzaj decyzji - w HelpDesku wyróżniamy dwa rodzaje decyzji. W zależności od wybranej opcji, warunki zaakceptowania zgłoszenia są inne:
a) Wszyscy - aby zgłoszenie zostało zaakceptowane, wszystkie osoby akceptujące muszą podjąć decyzję o zaakceptowaniu zgłoszenia. Wystarczy jedna decyzja o odrzuceniu zgłoszenia, aby odrzucić zgłoszenie.
b) Ktokolwiek - ten rodzaj decyzji zakłada, że do zaakceptowania zgłoszenia wystarczy decyzja akceptująca jednej osoby akceptującej. Oznacza to również, że decyzja o odrzuceniu zgłoszenia nie przesądza losów zgłoszenia tak długo, jak na liście osób akceptujących pozostają jeszcze osoby, które nie podjęły decyzji.

3.Lista osób akceptujących - aby poprawnie dodać zgłoszenie, należy dodać co najmniej 1 osobę akceptującą (20 maksymalnie). W HelpDesku wyróżniamy trzy rodzaje osób akceptujących:
a) Dedykowana osoba - osoba akceptująca wskazana na sztywno w formularzu szablonu akceptacji zgłoszeń, wybierana z listy wszystkich dostępnych użytkowników
b) Wybór osoby tworzącej zgłoszenie - jest to osoba, która zostanie wybrana przez użytkownika w formularzu dodawania zgłoszenia.
c) Wybór pracownika pomocy technicznej - jest to osoba, która zostanie wybrana przez odpowiednią osobę w utworzonym zgłoszeniu, z poziomu widoku zgłoszenia. Wyboru takiej osoby mogą dokonać zarówno pracownicy pomocy technicznej jak i np. Administrator.Dodając osobę akceptującą możemy również wprowadzić podpowiedź tekstową, która ułatwi wybór osoby akceptującej, np. "Proszę wybrać kierownika działu".

4.Ze względu na to, że kolejność osób na liście ma znaczenie, np. przy podejmowaniu decyzji, otrzymywaniu odpowiednich powiadomień z HelpDesku itd., możliwa jest zmiana kolejności osób akceptujących na liście za pomocą funkcji drag and drop. Aby to zrobić, należy kliknąć w ikonę, następnie przeciągnąć wybraną osobę akceptującą na wybrane miejsce oraz "upuścić".

5.Kategorie - szablon akceptacji ścieżki może być przypisany do kategorii. Każda kategoria może mieć przypisany jeden szablon akceptacji zgłoszeń; szablon akceptacji zgłoszeń może być przypisany do dowolnej ilości kategorii. Wskazanie kategorii jest opcjonalne, tj. pole można pozostawić puste. Szablon akceptacji zgłoszeń bez wskazanej kategorii nie jest bezużyteczny, ponieważ można go ręcznie dodać z poziomu zgłoszenia. Kategorie przypisane do innych szablonów ścieżek akceptacji są oznaczone ikoną Jeżeli wybrana w formularzu kategoria jest już przypisana, to przy próbie dodania takiego szablonu użytkownik otrzyma ostrzeżenie.

Szablony akceptacji zgłoszeń można edytować, usuwać, a także podejrzeć. Wszystkie te akcje są dostępne po najechaniu kursorem na wiersz z konkretną ścieżką akceptacji.

UWAGA! Edycja szablonu akceptacji nie ma wpływu na zgłoszenia, które zostały uprzednio utworzone i wykorzystują edytowany szablon. Zmiany będą dotyczyć tylko zgłoszeń, które wykorzystają daną ścieżkę akceptacji już po jej edycji.

Powiązane tematy:

Dodawanie zgłoszenia

Kategorie i foldery