Rozwiązanie współpracy z pracownikiem to moment, który wymaga precyzji, dokumentacji i szczególnej dbałości o bezpieczeństwo zasobów firmy. W wielu organizacjach elementem „ryzyka” są właśnie urządzenia, oprogramowanie czy dostępy do systemów, które były przypisane do odchodzącej osoby.

Na co zwrócić uwagę przy rozwiązywaniu współpracy?

Kto jest użytkownikiem konkretnego sprzętu i zasobów — trzeba wiedzieć, od kogo odbierać sprzęt.
Co dokładnie było mu przypisane — laptop, telefon, klucze sprzętowe, licencje, konta dostępu.
Które dostępy i uprawnienia w systemach trzeba odebrać (dostęp do poczty, CRM, systemów finansowych itp.).
Sporządzenie formalnego protokołu zwrotu — zarówno sprzętu, jak i dokumentacji.

Jeśli jednak masz narzędzie, które centralnie zarządza zasobami i pozwala wiązać je z konkretnymi użytkownikami — cały proces staje się prostszy, bardziej przejrzysty i mniej podatny na pomyłki.

Jak pomaga moduł Inventory w nVision?

W nVision, moduł Inventory oferuje funkcje idealne do realizacji takich procedur. Nie musisz o wszystkim pamiętać, bo robi to za Ciebie nVision!

Oto kluczowe możliwości, które można wykorzystać w procesie zakończenia współpracy:

Przypisywanie zasobów (sprzętowych i programowych) do konkretnego użytkownika.
Śledzenie cyklu życia zasobów — jakie zmiany zachodziły, kiedy i przez kogo.
Definiowanie statusów zasobów (np. „przydzielony”, „w zwrocie”, „zwrócony”), a także opisywanie ich dodatkowych właściwości.
Możliwość generowania dokumentów/przekazania sprzętu — protokołów zwrotu — w sposób zautomatyzowany.
Powiązanie dowolnych dokumentów z wieloma zasobami jednocześnie — np. jeden protokół dla zestawu sprzętów.
Alarmy i monitoring zmian — np. jeśli sprzęt zostanie zmodyfikowany lub pojawi się nowa instalacja oprogramowania, co może sygnalizować próbę ukrycia zasobów.
Widżety i dashboardy pokazujące zmiany w sprzęcie i oprogramowaniu, co pozwala szybko zweryfikować, które zasoby były modyfikowane.

Dzięki temu, przy zakończeniu współpracy z pracownikiem, wystarczy:

Sprawdzić w module Inventory, które zasoby są przypisane do danej osoby.
Wygenerować protokół zwrotu sprzętu i dokumentów (np. laptop, telefon, akcesoria).
Odebrać dostęp do systemów — przyjmując jako zasoby również licencje i konta, które były z nim związane.
Zmienić status zasobów (z „przydzielony” na „do zwrotu” lub „zwrócony”) i zachować historię zdarzeń.
Monitorować w systemie, czy po zwrocie nie pojawiają się nieautoryzowane próby dostępu lub zmiany konfiguracji — w razie potrzeby można prześledzić kto, kiedy i co zmieniał.

Dlaczego to podejście to przewaga?

Minimalizacja ryzyka — łatwo wychwycić brakujące elementy, nienadane dostępy czy próby ukrycia zmian.
Oszczędność czasu i formalizm — protokoły generowane automatycznie, mniej papierologii i ręcznej pracy.
Pełna dokumentacja i audytowalność — zachowana historia zasobów, działań i zmian.
Spójność — wszystkie zasoby w jednym systemie, powiązane z użytkownikami i dokumentami.

Premiera - Axence nVision® 17- Łączy to, co dla Admina naturalne